26 listopada 2018 5 min to read

Faktury i dokumenty elektroniczne w chmurze – jak zdalnie dostarczać dokumenty do księgowej i nie gubić faktur?

Kategoria : Biznesowo

Czy w dzisiejszych czasach drukowanie faktur jest jeszcze potrzebne. Czy musimy mieć faktury papierowe, aby dostarczyć je do księgowej. Jak korzystać z wystawiania i obsługi faktur w chmurze. Idealne rozwiązanie dla freelancerów, małych i średnich firm to systemy do elektronicznej obsługi dokumentów.

Każdy kto prowadzi własny biznes zetknął się z problemem jak dokonywać co miesięcznego rozliczenia, czy korzystać z biura księgowego czy prowadzić rachunkowość we własnym zakresie. Z uwagi na brak umiejętności czy brak czasu najwięcej osób prowadzących działalność lub pracując w małych lub średnich firmach posiłkuje się zewnętrznym biurem księgowym. W przypadku korzystania z usług zewnętrznego biura lub księgowej co miesiąc każdy staje przed dylematem jak i kiedy dostarczyć dokumenty do księgowej.

Dużo czasu tracimy na wystawianie, zbieranie, opisywanie faktur a później na ich dostarczaniu do biura księgowego. Obecnie przepisy umożliwiają przesyłanie faktur w formie elektronicznej chociaż nie każda księgowa jest chętna aby przyjmować faktury droga elektroniczną. Jednak korzyści płynące z elektronicznej obsługi dokumentów są niepodważalne tak więc coraz więcej przedsiębiorców przechodzi na formę elektronicznych faktur. Elektroniczna wysyłka do biura księgowego to oszczędność czasu nie tylko na samej podróży ale również na ich zbieraniu, kopiowaniu, opisywaniu itd.

Już od jakiegoś czasu wcale nie musimy drukować faktur, aby spełniały one normy procedur księgowania. Wynika to zarówno z samych możliwości technologicznych jak również z obowiązujących przepisów prawa. Niestety jeszcze wielu przedsiębiorców przywiązanych jest do formy papierowej. W tym zakresie zasady dotyczące przechowywania i przesyłania faktur elektronicznych reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 20 grudnia 2012 r. które zezwala na elektroniczny obieg dokumentów finansowych.
Należy jednak pamiętać, że musza zostać zachowane pewne zasady przechowywania danych w tym zasady bezpieczeństwa.
Nowe programy i systemy do wystawiania faktur posiadają funkcjonalności pozwalające na zachowanie tych samych procedur jak przy dokumentach papierowych np. w systemie elektronicznym program do jej obsługi daje możliwość pełnego opisu faktury jak również jej powiązania z innymi dokumentami jak np. faktura-zamówienie-umowa. Równocześnie rozwiązania elektronicznego tworzenia i obrotu dokumentami umożliwiają jeszcze lepszą ich obsługę dając bardzo duże oszczędności czasu i kosztów jak również dają gwarancję dwu poziomowego bezpieczeństwa – utraty dokumentów jak i poziomu dostępu do nich. Programy takie również w znacznej mierze ułatwiają pracę księgowym, którzy otrzymują dokumenty na czas a proces ich księgowania może być automatyczny.

Elektroniczny obrót dokumentami i fakturami jest coraz popularniejszy wśród małych firm i freelancerów

Głównie ze względu na dostępność cenową jak i technologiczną to, co było dotychczas zarezerwowane tylko dla dużych firm, teraz dostępne jest także dla małych i średnich przedsiębiorstw. Kiedyś przejście na tego typu rozwiązanie wiązało się dużymi kosztami inwestycyjnymi i kosztami obsługi. Nowoczesne rozwiązania w modelu chmurowym dają zupełnie inne i dużo bardziej powszechne możliwości ich wdrożenia. Tutaj kluczem jest obsługa w chmurze czyli dodatkowe czynniki które wpływają na komfort pracy i bezpieczeństwo. Programy te obsługuje się zazwyczaj z poziomu przeglądarki internetowej lub aplikacji mobilnej.

Tak samo rosnąca popularność rozwiązań „w chmurze” wiąże się z coraz bardziej powszechną pracą zdalną jako samozatrudnienie. Buduje to coraz większe zapotrzebowanie na systemy wspomagające drobnych przedsiębiorców, które zapewnią odpowiednie funkcjonalności, ale również ich koszt będzie niezbyt dużym obciążeniem dla budżetu małego przedsiębiorcy.

Dla Mam w Biznesie jak również dla każdego przedsiębiorcy „na swoim” kluczowa jest oszczędność czasu przy wykonywaniu obowiązków zawodowych.

Elektroniczny obrót dokumentami i wymiana ich z wieloma partnerami (pracodawcą, zleceniodawcą, księgową, podwykonawcami itp.) daje wymierne korzyści w postaci zaoszczędzonego czasu i pieniędzy.

Zazwyczaj każdy program do wystawiania elektronicznych faktur posiada większą ilość funkcjonalności. Obecnie programy tego typu dają możliwość stworzenia praktycznie pełnego wirtualnego sekretariatu i znacznie poprawiają organizację pracy oraz obniżają koszty zarządzania dokumentacją firmową.

Nowe technologie wspomagają zawodową mobilność.

Rozwiązania w chmurze wspomagają nie tylko pracowników ale również managerów, właścicieli firm czy freelancerów, którzy są ciągle w ruchu a chcą jak najwygodniej i najszybciej obsługiwać procesy finansowe i procesy obiegu dokumentów z zachowaniem pełnej kontroli.

Właśnie system EBi24 to system do elektronicznego obiegu dokumentów i wystawiania faktur. Dzięki niemu wszyscy, którzy pracują zdalnie lub mają biuro księgowe na drugim końcu miasta nie muszą martwić się jak i kiedy je przekazać.

System taki jak EBI24 przychodzi z pomocą i daje możliwość wymiany dokumentów w bardzo prosty, szybki i skuteczny sposób na wielu płaszczyznach.

Platformę można obsługiwać z dowolnego miejsca o dowolnym czasie jak również z urządzenia mobilnego.

Wdrożenie i korzystanie z sytemu do elektronicznej obsługi faktur jest szybkie i bardzo proste.

O tym jak działa system do elektronicznej obsługi faktur i dokumentów w chmurze będzie można przekonać się już wkrótce podczas webinaru na żywo już 29 listopada br o godz. 16.00 gdzie zaprezentujemy możliwości systemu EBI24.

Dowiedz się w jaki sposób już więcej nie jeździć do księgowej i dostarczać dokumenty na czas!

Zainteresowanych zapraszamy – REJESTRACJA NA www.ebi.24.pl

Pracoholiczka - do tego ambitna i zawsze dążąca do swego :) Prowadzi agencję reklamową 13design oraz kilka portali internetowych no i przede wszystkim jest mamą :) Wiele osób pyta jak to wszystko ze sobą godzi i właśnie dlatego powstał ten portal. Serdecznie zapraszamy do czytania, aktywnego udziału w życiu portalu oraz do współpracy. Zachęcamy też wszystkie mamy do działania i próbowania swoich sił w biznesie! Każda z was może zostać biznes mamą!